Informationen zur Aktenabgabe
Vor einer Aussonderung von Unterlagen in Ihrem Zuständigkeitsbereich nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Universitätsarchiv auf, damit in Absprache mit Ihnen entschieden werden kann, welche Unterlagen dauerhaft aufzubewahren sind und welche vernichtet werden können.
Im Dokumentationsprofil können Sie sich informieren, welche universitären Unterlagen aus historischen und rechtlichen Gründen grundsätzlich archivwürdig sind. Die Abgabe von Unterlagen an das Archiv entlastet Sie und erreicht im Universitätsarchiv den weiteren Ausbau der Dokumentation zur Universitätsgeschichte.
Daneben berät das Universitätsarchiv hinsichtlich Aktenführung und Aufbewahrungsfristen, die in Gesetzen sowie Richtlinien festgelegt sind. In Ausnahmefällen kann mit dem Universitätsarchiv schon vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen eine vorzeitige Abgabe von Unterlagen vereinbart werden.
Aufbewahrungsfristen (werden in Kürze vom Senat verabschiedet)
Für das Universitätsarchiv ist es hilfreich, bei der Abgabe von Sachakten das entsprechende Formular auszufüllen, für Personal-, Berufungs- sowie Promotions- und Habilitationsakten sind die Eintragungen der erforderlichen Daten in die entsprechenden Formulare bindend.
- Formular Sachakten (Word)
- Formular Personalakten (Word)
- Formular Berufungsakten (Word)
- Formular Promotions- und Habilitationsakten (Word)
Die Unterlagen werden im Universitätsarchiv bearbeitet und unter Beachtung der gesetzlichen Sperrfristen für die Forschung zugänglich gemacht. Für die Mitarbeitenden der abgebenden Stelle stehen die Unterlagen ohne Einschränkungen zur Verfügung und können ggf. befristet ausgeliehen werden, wenn dienstliche Gründe dieses erforderlich machen.